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チームの人数が多くチーム内で共通のMTGを実施する機会が多い場合、その都度全メンバーを指定してMTGを設定するのは手間がかかり非効率です。SharePointでグループ用の予定表を作成しOutlookとTeamsと連携するだけで、効率的に各メンバーに予定を共有することができます。
今回の記事では、SharePointを活用したグループ向けの予定表の作成方法とTeamsとOutlookとの連携について解説します。
SharePointのサイトにアクセスし「＋新規」のプルダウンにある「アプリ」をクリックします。
「従来の環境」をクリックします。
検索窓に「予定表」と入力し検索結果に表示される「予定表」アプリをクリックします。
任意の予定表の名前を入力し「作成」ボタンをクリックします。
作成した「グループ用予定表」がSharePointの「サイトコンテンツ」内に表示されていることが分かります。
SharePointの予定表とOutlookを連携すると、Outlookで登録した予定がSharePointと同期することができるため便利です。「グループ用予定表」をクリックしてみましょう。
初期状態ではカレンダーに自分の予定表は登録されていないため、Outlookのカレンダーと同期させます。「Outlookに接続」をクリックします。この作業はTeamsの「チーム」に参加する他のメンバーも同様に作業を行います。
Outlook上でSharePointからOutlookに接続していいかどうかのダイアログが表示されますので「はい」をクリックします。
Outlookに「グループ用予定表」が追加され、SharePointの「グループ用予定表」と同期さるようになりました。
試しにSharePointの予定表にMTGの時間を設定してみましょう。
Outlookの予定表にも自動的に登録した予定が反映されました。
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Teamsに先ほどSharePointで作成した予定表を組み込むためTeamsの「チーム」にある「＋」をクリックします。
検索窓に「SharePoint」と入力し結果に表示される「SharePoint」をクリックします。
「任意のSharePointサイト」を選択し先ほど作成したSharePoint上にある予定表のURLを入力し「保存」ボタンを押します。
TeamsにSharePointの予定表が連携されるようになりました。
グループウェアであるTeamsはSharePointと連携することでこのようにグループ用カレンダーをTeams内で表示させることができます。シンプルな操作ですぐに設定ができますので是非試してみてください。グループ内での各メンバーとの連携に役立ててみてはいかがでしょうか。
本記事はKBE(株)がresearcHR(リサーチャー)を提供する過程で蓄積された、現場の声やノウハウ・事例をもとに作成しております。
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